Tehokas ja asiallinen sähköpostin käyttö - vinkkilista

Mietimme tänään, minkälaista on asiallinen ja selkeä sähköpostin käyttö.


Otsikko

Ensimmäinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomoita sähköpostia lähettäessä, on sen otsikko. Otsikoksi olisi järkevintä laittaa jotain, joka liittyy lähettämääsi sähköpostiin. Normaalit "Hei!" ja "Asiaa" eivät oikein innosta edes avaamaan sähköpostia, eikä ne oikein kerrokaan mitä lähettämäsi sähköposti pitää sisällään. Paras otsikko olisi siis lyhyt, mutta se kertoisi selkeästi minkälaisesta sähköpostiviestistä on kyse.

Sisältö

Sähköpostin sisältöön on myös tärkeää kiinnittää huomiota. Asiallisen sisällön kirjoitustyylin pitäisi olla hyvin kirjoitettua sekä hyvin muotoiltu, jotta sen vastaanottaja saisi siitä selvää ja lukisi sen kokonaan alusta loppuun. Tekstin ei pitäisi vaihtaa koko ajan aihetta, vaan sen pitäisi pystyä muuttamaan sulavasti ja selkeästi, jotta siitä saisi selvää ja asiallisen kuvan lukijalle. Jos sähköpostin vastaanottaja ei ole ennestään sinun tuttusi, esittele itsesi ja kerro kuka olet, mistä tulet ja niin edelleen. Kannattaa muistaa, että esimerkiksi opettaja ei välttämättä muista kaikkia oppilaitaan.
Muista siis olla kohtelias ja käyttää selkeää kieltä, jotta viestisi vastaanottaja jaksaa lukea viestisi kokonaan.

Vastaaminen

Sähköpostiin vastattaessa kannattaa käyttää samanlaista kieltä kuin saamassasi viestissä oli. Kaikkein kannattavin tapa vastata on kohteliaasti ja asiallisesti, niin kuin yleensä aina toisten ihmisten kanssa viestitellessä. Lue saamasi viesti tarkasti läpi, jotta osaat vastata asianmukaisesti kaikkiin mihin tarvitsee. Alkuperäinen viesti kannattaa lainata, jotta vastauksesi vastaanottaja tietää, mihin viestiin olet vastannut.

Sähköpostin allekirjoittaminen

Ensimmäinen asia: pidä myös viestisi allekirjoitus selkeänä. Jos viestin loppuun laitetaan kaikki yhteystiedot ja kaikki numerot, jaksaako kukaan oikeasti lukea sen kokonaan? On tietenkin kohteliasta laittaa viestin loppuun tiedot, millä sinuun voi ottaa yhteyttä, mutta allekirjoitus todellakin kannattaa pitää selkeänä ja lyhyenä. Sen pituus tietenkin vaihtelee sen mukaan, kenelle sähköposti on menossa. Allekirjoituksen maksimipituus voisi olla siis pari riviä ja sen tulisi erottua muusta viestistä. Jos joku tieto jää puuttumaan, voi sen sitten kertoa myöhemmin jos viestin saaja sen haluaakin tietää.

Liitetiedostot

Sähköpostiin voidaan liittää muutakin kuin tekstiä liitetiedostojen avulla. Turhia liitteitä kannattaa kuitenkin välttää, ettei sähköpostin selkeys tai luettavuus kärsisi.


Lähde:
 http://users.metropolia.fi/~kuivi/sposti/index.html